Ek-9 Bütün Birimler Arşivleme
28/08/2014 11:45:46 - 28/08/2014 11:45:46 - 27709 Okunma
| A- | Arşivleme ve dosyalama hizmetleri, |
| 01 | Yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. |
| 02 | İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. |
| 03 | Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi sorumludur. |
| 04 | Eski yıllara ait olup kullanılmasına gerek kalmayan defter, yazışma dosyaları ve 5 yıl önceye ait alındı ve çek dip koçanları ile diğer belgeler kaydedilerek arşive kaldırılır. |
| 05 | Arşiv defteri yıllar itibarıyla kısımlara ve kısımlar da kaydedilecek belgelerin çeşitlerine göre bölümlere ayrılır. Arşive kaldırılacak belgeler her yıl için birden başlamak üzere numara verilmek suretiyle ilgili sayfalara sırayla kaydedilir. Bunların defterde alacakları sıra numaraları kaldırılan defter, dosya ve deste hâlindeki dip koçanlı basılı kâğıtların üzerlerine de yazılır. |
| 06 | Eski yıllara ait bu defter ve belgeler, arşiv defterindeki sıra numaralarına göre arşivde düzenli bir şekilde yerlerine konulur. Herhangi bir yıla ait bir defter ya da dosyanın çıkarılması gerektiğinde, defterdeki kaydı bulunarak "açıklama" bölümünde kime ya da nereye verildiği belirtilir. Çıkarılan eski evrak tekrar arşivdeki yerine konulurken defterin "açıklama" bölümündeki not iptal edilir. |
| 07 | Alındı, çek ve teslimat müzekkeresi gibi dip koçanlı ve sıra numarası taşıyan belgeler arşive kaldırılırken deftere birer birer yazılmaz. Bunlar cins ve cilt numaralarına göre desteler haline getirilerek başlangıç ve bitiş numaraları yazılır. |
| B- | Diğer görev ve sorumluluklar |
| 01 | Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, |
| 02 | Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, |
| 03 | Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, |
| 04 | Daire Başkanının vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak, |
| 05 | Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, |
Yönerge ve Politikalar
