Ek-6 Sekreterlik Görev Tanımı
28/08/2014 11:30:46 - 28/08/2014 11:30:46 - 54278 Okunma
| A- | Sekreterlik hizmeti |
| 01 | Daireye ait santralde bulunan telefonlarına bakmak, telefon görüşmelerini düzenli bir şekilde yürütmek, |
| 02 | Telefonda özel görüşme yapan personele ait özel görüşmeleri kaydetmek, |
| 03 | Dairenin görev alanı ile ilgili şehir içi ve şehirlerarası telefon rehberini hazırlamak, |
| 04 | Daire Başkanlığına gelen ziyaretçilere nezaret etmek, |
| 05 | Başkanlığımız Sekretarya işlemlerini yürütmek |
| 06 | Toplantı ve randevularla ilgili not tutmak ve ilgili birim yöneticilerine iletmek, |
| 07 | Resmi protokol gereği özel günleri not almak ve daire başkanına bilgi vermek, |
| 08 | Daire Başkanı tarafından yazılı ve sözlü olarak verilecek emirleri ilgili birim veya kişilere iletmek, |
| 09 | Daire Başkanı tarafından kendisine verilecek, gerekli görülen yazıları yazmak, kutlama ve teşekkür gibi özel yazışmaları yapmak, |
| 10 | Yazdığı yazıları kontrol ettikten sonra ilgililere iade etmek, yazılan yazılar hakkında başka kimseye bilgi vermemek, |
| 11 | Kendisine verilen yazıları yazışma kurallarına ve amirlerinin talimatına uygun olarak zamanında yazmak, |
| 12 | Sekreterlik bürosunda yürütülen hizmetler ile bilgi sahibi olduğu iş ve işlemlerden gizliliği olanları korumak için gerekli önlemleri almak, |
| 13 | Sekreterlik bürosu ve Daire Başkanına ait odalarda ki demirbaş ve her çeşit malzemenin düzen, temizlik ve bakımının yaptırılmasını sağlamak, |
| 14 | Kendisine verilen yazıları yazışma kurallarına ve amirlerinin talimatlarına uygun olarak zamanında yazmak, |
| 15 | Kendisine verilen yazıları sorumluluk bilinci içerisinde yazıp kontrol ettikten sonra ilgililere iade etmek ve başka kimseye bilgi vermemek, |
| 16 | Yazışma işlemlerini zamanında mevzuata ve amirlerinin talimatlarına uygun olarak yapmak. |
| 17 | Kendisine yazması için verilen yazıları ve onayları, Başbakanlık Makamının 2004/29 sayılı Genelgesi ile yürürlüğe konulan "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlamak, |
| 18 | Yazıları iki nüsha hazırlamak, varsa ekleri mutlak surette altına eklemek, yazıların durumuna göre ilgili personelin parafını açmak, paraflı kısmı alta gelecek şekilde imza dosyasına imzalanmak üzere iliştirmek, |
| 19 | Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, |
| 20 | Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, |
| 21 | Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, |
| 22 | Daire Başkanının vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak, |
| 23 | Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, |
| B- | Evrak kayıt hizmetleri, |
| 01 | Gelen ve giden evrak kayıt defterlerini tutmak, |
| 02 | Posta, iç ve dış zimmet defterlerini tutmak ve takip etmek, |
| 03 | Gelen, giden evrak posta ve zimmet defterlerinin muhafazasını sağlamak, |
| 04 | Yazışmaları, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapmak, |
| 05 | İmza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu incelemek ve teslim almak, |
| 06 | Başkanlığımıza gelen ve giden evrakları ayrı ayrı düzenli, sistemli ve verimli bir şekilde kayıt işlemlerinin yürütmek, beklemeksizin havale edilmek üzere daire başkanına sunmak, |
| 07 | Dışarıdan gelen havalesi yapılan evraklar ilgili birimlere havale edildikten sonra gereği için ilgili birimine bekletilmeksizin İVEDİ bir şekilde vermek, |
| 08 | Gelen ve giden evrakın kayıt, dağıtım ve havale yerlerine gönderme, postalama, dosyalama hizmetlerini yürütmek, |
| 09 | Başkanlıktan çıkan yazıları kaydetmek, ait olduğu birimlere vermek veya adreslerine postalamak, |
| 10 | Gelen ve giden gizli evrak defterlerini tutmak, mahiyeti itibari ile gizlilik arz eden yazıların ilgili birimlere ve kuruluşlara gizli kaşesiyle kaşelenip gönderilmesi ve özel defterine kaydedilmesi gerektiğinden buna uygun davranmak, defteri daimi surette kilit altında muhafaza etmek, |
| 11 | Sadece Başkan ve Başkanın yetkilendirdiği görevlilerden başkasına gösterilmeyecek gizli yazı ve belgelerin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, |
| 12 | Günlük evrakların belli bir süre içerisinde istenilen yerlere ulaşmasını sağlamak, |
| 13 | Günlü ve süreli evraka zamanında cevap vermek, |
| 14 | Evraka ilişkin işleri imzadan çıkışına kadar izlemek, tamamlamak ve sevke hazır duruma getirmek, |
| 15 | Kurum dışından gelen yanlış yazıları Genel Sekreterlik Yazı İşlerine iade etmek. |
| 16 | Başkanlık birimlerinden gönderilen evrakların imzalı olup, olmadıklarının kontrol edilerek, eksiklik varsa, eksikliklerin giderilmesini sağlamak, |
| 17 | Başkanlık birimlerinden gelen dağıtımlı yazılara tarih ve sayıları verildikten sonra dağıtımının yapılmasının sağlanması, |
| 18 | Başkanlık birimlerince yayımlanan Genelge, Yönerge v.s. numara vermek ve fotokopisini muhafaza etmek, |
| 19 | Genel nitelikteki teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlamak, |
| 20 | Kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. |
| 21 | Resmi evrakları elektronik ortama aktarmak ve ilgili birimlere çıkışları yapılarak havale etmek, |
| 22 | Mal beyanlarının 3628 sayılı Mal Bildirimi Kanuna göre alınması, gizlenmesi ve ilgili yerlere gönderilmesinin sağlanması ile diğer beyan ve bildirilerin gönderilmesi sağlamak, |
| 23 | 2005 yılında Başbakanlıkça 25.03.205 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmış olan "Standart Dosya Planı" 2005/7 sayılı Genelge esaslarına göre dosya düzenlemelerini yapmak, |
| 24 | Yazıları ve onayları, Başbakanlık Makamının 2004/29 sayılı Genelgesi ile yürürlüğe konulan "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlamak, |
| 25 | Personel izinlerini ve İzin Takip Kartlarını tutmak ve Personel Daire Başkanlığına göndermek, |
| 26 | Personel bilgi ve özlük dosyalarını tutmak, |
| 27 | Görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. |
| 28 | Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış evraklar yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. |
Yönerge ve Politikalar
